So wechseln Sie zu einem anderen Bestelldienst, ohne Gäste zu verlieren
Die Schritte der Reihe nach: Speisekarte und Gäste exportieren, Domain und QR-Codes klären, zwei Dienste parallel fahren, den alten nach Frist und Daten fragen.
Team Vitrina7 Minuten Lesezeit
Inhalt
Kurz gesagt
Beginnen Sie mit dem Vertrag: Die Kündigungsfrist kann länger als ein Monat sein und läuft nicht immer ab dem Tag Ihres Schreibens.
Sichern Sie Speisekarte, Gäste, Bestellungen und Bonuspunkte, bevor Sie an den Tischen etwas ändern.
Domain und QR-Codes entscheiden, ob Stammgäste die neue Website finden.
In den ersten Wochen laufen zwei Dienste nebeneinander, und der alte wird zuletzt abgeschaltet.
Womit beginnen Sie beim Wechsel zu einem anderen Bestelldienst?
Beginnen Sie mit dem Vertrag, den Sie schon haben, nicht mit dem neuen Dienst. Von ihm hängt alles andere ab: wie viel Sie noch zahlen, wann die QR-Codes von den Tischen dürfen und ob Sie Ihre Daten bekommen.
Suchen Sie den Vertrag oder die öffentlichen Bedingungen heraus, die Sie bei der Anmeldung akzeptiert haben, und notieren Sie die Kündigungsfrist. Sie kann einen Monat oder mehrere betragen und läuft manchmal ab dem ersten Tag des Folgemonats statt ab dem Tag Ihres Schreibens. Wenn Sie ein Jahr oder länger im Voraus bezahlt haben, prüfen Sie gesondert, was mit dem restlichen Geld passiert.
Was Sie den alten Dienst fragen sollten
Wie lang ist die Kündigungsfrist, und ab welchem Datum läuft sie?
Dürfen Sie währenddessen die QR-Codes von den Tischen nehmen und Zahlungen abschalten?
Was passiert mit dem restlichen Geld, wenn Sie im Voraus bezahlt haben?
In welchem Format und wie schnell gibt der Dienst Speisekarte, Gäste, Bestellungen und Bonuspunkte heraus?
Wie lange werden die Daten nach dem Ausstieg gespeichert, und werden sie auf Ihre schriftliche Anfrage gelöscht?
Auf wessen Namen läuft die Domain, und wem gehört die App in den Stores?
Welche Daten sollten Sie vom alten Dienst mitnehmen?
Exportieren Sie alles, bevor Sie irgendetwas ändern: Nach dem Ausstieg kann der Zugang schneller enden, als Sie erwarten. Speichern Sie die Dateien bei sich, nicht nur im Konto des Dienstes.
| Daten | Wozu Sie sie brauchen | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|---|
| Speisekarte und Fotos | Damit Sie nicht alles neu eintippen müssen | Preise, Portionen, Varianten, Beilagen und Fotos in voller Größe |
| Gäste | Um Ihre Stammgäste zurückzuholen | Telefonnummern, E-Mail und der Vermerk zur Werbeeinwilligung |
| Bestellungen | Um den Verlauf und den Durchschnittsbon zu sehen | Datum, Beträge, Inhalt der Bestellungen und Status |
| Bonuspunkte und Promo-Codes | Damit Gäste nicht verlieren, was sie gesammelt haben | Guthaben jedes Gastes am Exportdatum |
| Berichte | Für Ihre Buchhaltung und zum Vergleich | Umsätze nach Monaten |
Was machen Sie mit Domain und QR-Codes?
Ein Stammgast erreicht Sie auf drei Wegen: über die alte Adresse, über den QR-Code auf dem Tisch und über Links in Google und in den sozialen Medien. Jeder dieser Wege muss zur neuen Website führen.
- Ihre eigene Domain. Läuft die Adresse auf Ihren Namen, wird sie einfach auf den neuen Dienst umgestellt, und die QR-Codes auf den Tischen funktionieren weiter.
- Eine Adresse auf der Domain des Dienstes. Liegt Ihre Speisekarte auf einer Subdomain des Dienstes, bleiben diese Adresse und ihre gesamte Historie in den Suchmaschinen beim Dienst. Fragen Sie, ob er eine Weiterleitung einrichtet, und legen Sie sich für die Zukunft eine eigene Domain zu.
- Eine Domain, die der Dienst gekauft hat. Manchmal bleibt Eigentümer, wer sie gekauft hat. Prüfen Sie das, bevor Sie Ihre Kündigung schreiben.
Ein QR-Code, der auf Ihre eigene Domain führt, muss beim nächsten Wechsel nicht neu gedruckt werden. Steht auf den Tischen die Adresse des Dienstes, planen Sie den Druck neuer Tischaufsteller ein.
Wo die alte Adresse sonst noch steht
Das Google-Profil des Betriebs: Link zur Speisekarte und Bestell-Button.
Ihre Profilbeschreibung und angeheftete Beiträge in den sozialen Medien.
Aufkleber, Flyer und die Speisekarte an der Theke.
Automatische Antworten in Messengern und E-Mail-Signaturen.
Wie lange sollten zwei Dienste gleichzeitig laufen?
Schalten Sie den alten Dienst nicht am Starttag des neuen ab. Zwei bis vier Wochen reichen meist aus, und wenn Ihre Kündigungsfrist länger ist, nutzen Sie sie als Puffer.
- 1
Testen Sie die neue Website selbst
Das Personal gibt Testbestellungen auf: Lieferung, Abholung, Zahlung, Stornierung. Zeigen Sie die Adresse den Gästen noch nicht.
- 2
Öffnen Sie einen Kanal
Beginnen Sie mit Abholung oder Lieferung und lassen Sie Tischbestellungen beim alten Dienst. Verbietet der Vertrag, die QR-Codes während der Kündigungsfrist zu entfernen, stellen Sie die Tische zuletzt um.
- 3
Nehmen Sie Ihre Stammgäste mit
Schreiben Sie ihnen, legen Sie einen Flyer mit der neuen Adresse in die Tüten und geben Sie einen kleinen Bonus für die erste Bestellung auf der neuen Website.
- 4
Schalten Sie den alten Dienst ab
Tun Sie das, wenn neue Bestellungen stetig eingehen und die Kündigungsfrist abgelaufen ist. Exportieren Sie vorher noch einmal die Daten der letzten Wochen.
Wie halten Sie Stammgäste während des Wechsels?
Gäste gehen nicht, weil die Website neu ist, sondern weil etwas umständlich geworden ist: Sie haben ihr Lieblingsgericht nicht gefunden, ihre Bonuspunkte nicht gesehen oder nicht verstanden, wo die Speisekarte geblieben ist. Erklären Sie die Änderung deshalb vorab und in einfachen Worten.
- Sagen Sie, was sich für den Gast ändert: neue Adresse, derselbe Betrieb, dieselben Preise.
- Übertragen Sie die Bonuspunkte und erwähnen Sie das gleich in Ihrer ersten Nachricht.
- Behalten Sie mindestens im ersten Monat die vertrauten Namen der Gerichte und die Reihenfolge der Rubriken bei.
- Bereiten Sie Ihr Personal vor: In den ersten Tagen werden Gäste im Gastraum und am Telefon nach der neuen Website fragen.
Was prüfen Sie am Tag der Umstellung?
Ein Check in einer halben Stunde
Die Online-Zahlung geht durch, und das Geld erscheint bei Ihrer Bank oder in Ihrem Zahlungskonto.
Die Bestellung kommt in der Küche an, und das Personal hört das Signal.
Lieferzonen und Mindestbestellwert sind so, wie Sie es festgelegt haben.
Preise und Ausverkauft-Liste stimmen mit dem Gastraum überein.
Der QR-Code auf jedem Tisch öffnet die richtige Speisekarte.
Die Links in Google und in den sozialen Medien führen zur neuen Website.
Wie funktioniert das bei Vitrina?
Wenn Sie sich für Vitrina entscheiden: Sie zahlen monatlich, ohne Jahresbindung, die Zahlungen der Gäste gehen direkt auf das Konto des Betriebs, und Ihre Daten und Ihre eigene Domain gehören weiter Ihnen: Speisekarte, Gäste und Bestellungen exportieren Sie selbst, jederzeit und kostenlos. Den Umzug können wir als separate Leistung für Sie übernehmen: Speisekarte, Gästestamm aus Ihrem Export, Weiterleitungen von alten Adressen und neue QR-Codes. Den Preis finden Sie im Preisbereich.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Wechsel zu einem anderen Bestelldienst?
Der Start der neuen Website ist eine Sache von Tagen; am längsten dauert meist die Kündigungsfrist im alten Vertrag. Planen Sie von ihr aus: Export, Start und die Phase mit zwei Diensten passen alle hinein. Was das pro Monat kostet, zeigt der Vollkostenrechner.
Muss ich die QR-Codes auf den Tischen neu drucken?
Nein, wenn der QR-Code auf Ihre eigene Domain führt: Die Adresse wird auf den neuen Dienst umgestellt, und die Tischaufsteller bleiben stehen. Steht auf den Tischen die Adresse des alten Dienstes, brauchen Sie neue Codes, stellen Sie sie aber erst ganz zum Schluss auf.
Lassen sich die Bonuspunkte der Gäste übertragen?
Ja, wenn der alte Dienst das Guthaben jedes Gastes im Export mitliefert. Fragen Sie danach, bevor Sie gehen, und sagen Sie den Gästen, wann die Punkte auf der neuen Website erscheinen.
Sinkt mein Google-Ranking nach dem Wechsel des Dienstes?
Wenn die Domain Ihnen gehört und die alten Adressen auf die neuen weiterleiten, ist der Verlust meist klein und vorübergehend. Lief die Website auf der Adresse des Dienstes, bleibt die Historie in den Suchmaschinen dort, und die neue Domain baut ihre eigene von null auf.